Waar de dag van je binnendienst blijft
De calculator zit aan een offerte voor een warmtepomp en de telefoon gaat. Een klant wil weten wanneer de monteur komt. De calculator zoekt het op in de planning, belooft terug te bellen en gaat verder met de offerte. Om vijf uur is er niet teruggebeld en de klant heeft inmiddels een ander installatiebedrijf gebeld. De offerte voor de warmtepomp is ook niet af.
Aan het eind van de week ligt het probleem bij de administratie. De monteur heeft de laadpaal dinsdag opgeleverd. De werkbon zit nog in zijn bus en de factuur kan dus niet weg. Ondertussen typt de planner de afspraken uit de offerte over in de planning en stuurt hij de monteur een appje met het adres en het materiaal.
Niemand in dit verhaal doet iets fout. Er zit alleen te veel werk tussen de collega’s in dat niemand ziet liggen.
Suntech Energy kreeg vijf of meer extra aanvragen per maand
Bij Suntech Energy beantwoordt een AI-medewerker voor sales de vragen van bezoekers op de website over het aanbod, de verwachte opbrengst en de doorlooptijd. Die vragen komen vooral ’s avonds en in het weekend binnen. Op die momenten zat er niemand op kantoor en haakten bezoekers af. Nu krijgt Suntech Energy vijf of meer extra aanvragen per maand van bezoekers die anders weg waren geweest. De verkoper ziet ’s ochtends welke bezoeker wat heeft gevraagd en belt voor het adviesgesprek.
Wat de monteur en de planner zelf blijven doen
De AI-medewerkers zetten klaar en houden bij. Het vak en de beslissingen blijven bij je team. Johan zet de offerte klaar met jouw producten en prijzen. De calculator bepaalt of de prijs klopt voor deze klus. Daan zet de planning voor de ochtend klaar. De planner beslist wie naar welke klant gaat. Bram boekt de inkoopfacturen in en zet het antwoord aan een klant klaar. Je collega op de administratie bepaalt of die klant in termijnen mag betalen.
Het werk op het dak en in de meterkast doen je mensen zelf. De AI-medewerkers houden bij wat nog openstaat en wie aan zet is.
- De monteur installeert, meet in, keurt en tekent de werkbon af.
- De planner beslist welke monteur naar welke klus gaat en wanneer.
- De verkoper voert het adviesgesprek bij de klant en bepaalt de prijs.
- De calculator rekent de grote utiliteitsprojecten en het maatwerk.
- De administratie keurt de inkoopfactuur goed en doet de betaling.
Welke pakketten we koppelen bij een installatiebedrijf
De meeste installatiebedrijven werken met een offertepakket of een CRM voor de verkoop, een planningspakket voor de monteurs en een boekhoudpakket voor de facturen. Daarnaast zijn er de mailbox, de agenda en de telefooncentrale. Wij koppelen de AI-medewerker aan die bestaande systemen. Duke Electric werkt bijvoorbeeld in Sollit en daar legt Johan het gesprek en de offerte vast. Je hoeft niets te vervangen en je hoeft zelf niets uit te zoeken over koppelingen.
De telefoon van de monteur loopt mee via een opname-app. De vaste lijn loopt mee via de telefooncentrale. De beller hoort aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen.
